När det kommer till frågan ”bokföring hur länge spara”, är svaret avgörande för företagets efterlevnad av lagar och regler. Enligt grundprinciperna bör allt bokföringsmaterial arkiveras, vanligtvis under en period av sju år. Denna artikel syftar till att ge en detaljerad översikt över hur länge olika typer av bokföringsdokument bör förvaras och hur man på bästa sätt hanterar dokumentationen för att möta lagkrav och förenkla framtida granskningar.
Bokföringsmaterialens livscykel
Bokföringsmaterial omfattar alla dokument som är nödvändiga för att förstå företagets bokföringssystem och för att kunna följa en affärshändelses uppkomst och betydelse. Detta inkluderar verifikationer som fakturor och kvitton, bokföringsmedier, kontoplaner, manualer för bokföringsprogram samt instruktioner om bokföringsprinciper och värderingsregler. Vidare räknas inventarier, lageruppgifter och andra bilagor som bokföringsinformation. Dokumentens betydelse för företagets ekonomiska historik kan inte underskattas, då de utgör grunden för en korrekt och laglig redovisning.
Sjuårsregeln i praktiken
Sjuårsregeln är en allmänt vedertagen norm för arkivering av bokföringsmaterial. Den innebär att dokumentationen ska bevaras i sju år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om ett företag exempelvis har ett räkenskapsår som sträcker sig från den 1 januari 2022 till den 31 december 2022, måste bokföringsmaterialet för detta år sparas till och med den 31 december 2029. Denna regel är tillämplig på en mängd dokumenttyper och är central för att företag ska kunna redovisa sin ekonomi på ett transparent och ansvarsfullt sätt.
Digitalisering av fakturor och kvitton
I takt med att digitaliseringen tar större plats i företagens vardag, påverkas även hanteringen av bokföringsmaterial. För skannade fakturor gäller speciella regler; de ska arkiveras i tre år i den form de mottogs av företaget. Om företaget använder sig av en tredje part, till exempel ett scanningföretag, anses fakturan vara mottagen av företaget när den tas emot av scanningföretaget. Originalfakturorna måste arkiveras av företaget, men kan förstöras efter tre år (från det fjärde året efter kalenderårets slut då räkenskapsåret avslutades) om de har överförts till ett annat material (till exempel elektroniska dokument) som kommer att arkiveras under den återstående sjuårsperioden.
Särskilda dokument och avtal
Dokument och avtal med särskild betydelse, exempelvis företagshypotek, faller också under kategorin bokföringsmaterial och bör hanteras med omsorg. Dessa dokument har ofta en längre bevarandetid än den generella sjuårsregeln och det är viktigt att känna till de specifika krav som gäller för just dessa typer av dokument. En noggrann arkivering säkerställer att företaget kan tillhandahålla nödvändig dokumentation vid behov, vilket kan vara avgörande vid tvister eller förhandlingar.
Att navigera i bokföringens arkivdjungel
För att underlätta för företag att hantera sin bokföringsarkivering finns det flera strategier och verktyg som kan användas. Genom att följa lagar och regler kring arkivering av bokföringsmaterial och genom att regelbundet revidera och uppdatera arkiveringsrutinerna, kan företag säkerställa att de hanterar sina dokument på ett korrekt sätt. Det är även viktigt att komma ihåg att bokföringsmaterial inte bara ska sparas, utan också förvaras på ett sätt som skyddar informationen från skada och obehörig åtkomst. Genom att ta tillvara på expertis och resurser från företag som Björn Lundén, kan företag navigera genom bokföringens komplexitet och säkerställa en korrekt dokumentation och arkivering av sina ekonomiska handlingar.